L’histoire
Le salaire (du latin salarium dérivé de sal, le sel) ne date pas d’hier, comme tout le monde le sait !
Ce sont les romains qui payaient leurs soldats en ration de sel. Dans la continuité, il s’est transformé en argent pour acheter le sel et autres vivres nécessaires afin de se nourrir.
C’est bien plus tard au moyen âge, que le sel toujours présent servait de monnaie d’échange. Ce n’est finalement qu’à la fin du 19ème siècle que les bulletins de paie apparaissent. Ils se formalisent dans le début des années 1900 et en juillet 1929 apparaissent les premières cotisations sociales.
Dès la loi de mars 1931, le bulletin de paie devient un document justifiant des cotisations versées par un salarié pour toutes les professions. Il évoluera tout au long du 20ème siècle pour se conformer à la législation dans son ensemble et devenir finalement depuis le 1er janvier 2018 le bulletin simplifié qui intègre désormais le paiement de nos impôts sur le revenu (PAS) depuis janvier 2019.
Ces différentes évolutions se sont ajoutées au fil du temps rendant la production d’un bulletin de paie très complexe. Il faut se rappeler qu’avec le Brésil, ils sont les plus complexes au monde !
Cette production a dut se professionnaliser pour devenir un métier à part entière. A l’origine, ce sont les Comptables qu’ils soient en entreprise ou en cabinet, qui gèrent les paies. Or, les nouvelles lois, accords de branche, conventions collectives et autres arrêtés de cours de cassation tant fiscales que sociales ont obligé cette profession à faire des choix pour rester au fait de l’information et surtout efficace et professionnelle. Certains sont restés sur la partie comptable de leur activité, d’autres faisant le choix de se spécialiser sur l’aspect social de la fonction.
Cette première génération a bénéficié du savoir-faire de la comptabilité, car on le verra plus bas, c’est aussi une compétence qu’il faut avoir pour être un « bon » Gestionnaire de paie.
Venons-en aux 5 bonnes pratiques
1) La collecte des informations et des variables
C’est la base ! Que vous soyez une TPE, une PME ou une PMI vous devez déléguer cette mission à une personne de confiance et scrupuleuse. Elle doit non seulement collecter les informations (temps de présence (GTA), arrêt de travail, délégation, etc…) mais surtout les contrôler afin d’éviter tout litige avec un collaborateur. C’est ce qu’on appelle « la constitution du haut et du bas de bulletin ».
2) La vérification que votre logiciel est à jour
Aujourd’hui, et ce depuis de nombreuses années (1948 apparition de la mécanographie par CCMC puis 1961 l’informatisation via les ordinateurs IBM), les bulletins de payes se calculent sur un logiciel dédié. Qu’il soit installé en local ou en mode SaaS hébergé chez un éditeur, c’est à vous de contrôler que l’ensemble des cotisations et des taux appliqués (tant salariaux que patronaux) correspondent bien à ceux imposés par l’URSSAF, les caisses de retraite et de prévoyance et vos mutuelles. Le tout devant être en adéquation avec les conventions collectives de votre branche professionnelle.
3) La saisie et la production des bulletins de paie
Une fois les deux premières tâches accomplies, il s’agit de saisir l’ensemble des données, voire de les importer dans votre logiciel de paie. C’est la partie la moins « enrichissante » pour un Gestionnaire de paie, pourtant incontournable. En revanche, l’aboutissement la production faite donne au Gestionnaire de Paie un moment de satisfaction bien connu dans le métier. C’est cependant le début d’une série de contrôles indispensables.
4) Le contrôle des bulletins de paie et des charges sociales
C’est l’un des grands points noirs de la profession. Si le contrôle en amont évoqué au point 1 est essentiel, le contrôle aval des bulletins produits et des charges patronales générées, l’est tout autant.
Combien de dossier avons-nous récupérer en production ou les charges sociales sont erronés, les bulletins forcés à la saisie, donc faux, les calculs de CP mal décomptés, etc…. etc…. etc…. Cela déclenche invariablement des rejets de DSN, des risques de contrôle URSSAF et des prudhommes sans fin, aux dépends de l’entreprise. La rigueur du Gestionnaire de paie qu’il soit interne ou externe est donc fondamentale. N’oublions pas non plus que l’entreprise est responsable de ce qui est produit.
5) La livraison des bulletins de paie
Encore trop d’entreprises ne respectent pas la loi RGPD. Pire encore, de très nombreux professionnels de la paie en sont encore à adresser les paies de leurs clients ou pour les entreprises de leurs salariés sous format PDF par e-mail. Ce n’est tout simplement pas RGPD !
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) c’est quoi ? Pour faire court, c’est l’obligation de protéger les données personnelles qui circulent sur le territoire européen. La CNIL en charge de contrôler la mise en application des moyens pour répondre aux exigences de cette loi datant de mai 2018, va clairement renforcer ses contrôles, aux risques et périls de ceux qui seront hors normes…
Il appartient donc aux Chefs d’Entreprise de transmettre les BP par des moyens sécurisés. En cela, la mise en place d’un coffre-fort électronique par collaborateur est la meilleure garantie. C’est gratuit pour le salarié et moins cher qu’un timbre pour l’entreprise. La remise en main propre, reste une possibilité.
En conclusion, vous imaginez bien que l’ensemble de ces 5 étapes n’a pas été décrété du jour au lendemain. Ce sont des règles de conduite que vous devez appliquer ou faire appliquer pour obtenir un travail de qualité, conforme aux très nombreuses règles et lois qui régissent cette activité.
En appréhendant ces 5 points, vous comprenez maintenant peut être un peu mieux, les qualités requises pour qu’un(e) Gestionnaire de paie soit à la hauteur de la mission.
Vous les devinez ?
Nous vous donnerons un certain nombre d’éléments lors d’un prochain article.
Des questions ? Posez-les en commentaires ou en MP, nous vous répondrons avec plaisir.