Lorsque des indemnités kilométriques sont versées à un salarié qui utilise son véhicule pour un déplacement professionnel, certains pensent qu’il suffit de rester dans la limite des barèmes fiscaux pour qu’elles soient exonérées de cotisations à coup sûr. Mais il existe une autre condition, que l’on a tendance à oublier et qui prend toute sa valeur pour les trajets domicile-lieu de travail : l’employeur doit être en mesure de prouver que le salarié a été contraint de faire usage de son propre véhicule, comme le montre un arrêt du 19 septembre 2019.
Source : Cass. civ., 2e ch., 19 septembre 2019, n° 18-12179 D
Rappel
Les indemnités kilométriques versées par un employeur à un salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel pour un déplacement professionnel sont présumées utilisées conformément à son objet. C’est-à-dire exonérées au titre des frais professionnels sans que l’employeur ait à justifier de la réalité des dépenses, à une condition que l’on a tendance à oublier. Le salarié doit être contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles (arrêté du 20 décembre 2002, art. 4).
Le principe à retenir pour le trajet domicile-lieu de travail
Des indemnités kilométriques versées au titre du trajet domicile-lieu de travail peuvent être exonérées de cotisations à hauteur des barèmes fiscaux au titre des frais professionnels, si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel (autrement dit, il ne doit pas s’agir d’un choix de pure convenance personnelle).
Les conditions d’exonération sont rappelées sur le site de l’URSSAF :
La prise en charge ne sera pas soumise à cotisations si le salarié est contraint d’utiliser sa voiture personnelle soit à cause de difficultés d’horaires, soit à cause de l’inexistence des transports en commun.
Elle ne peut en conséquence être admise lorsque l’éloignement du domicile du salarié et l’utilisation de son véhicule personnel résultent de convenances personnelles.
L’employeur doit apporter des justificatifs relatifs :
- au moyen de transport utilisé par le salarié ;
- à la distance séparant le domicile du lieu de travail ;
- à la puissance fiscale du véhicule ;
- au nombre de trajets effectués chaque mois.
Le salarié doit en outre attester qu’il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités
Pour mémoire, l’employeur qui souhaite participer à la prise en charge des frais de carburant des salariés contraints d’utiliser leur véhicule pour venir au travail peut aussi passer par le mécanisme dit de la « prime transport » (c. trav. art. L. 3261-3), mais l’exonération est alors limitée à 200 € par an actuellement. Et dans ce cas, l’ensemble des salariés de l’entreprise doit pouvoir en bénéficier.