Réponse : Toutes les entreprises qui ont des collaborateurs salariés et qui n’ont pas en interne un service de paie.
Que vous soyez le seul salarié de votre entreprise ou que vous ayez 150 ou 1000 collaborateurs, nous sommes tous soumis aux mêmes obligations sociales en matière de bulletin de paie, de charges sociales et toutes applications conventionnelles en France.
Seuls les indépendants sont soumis à la Sécurité Sociale des Indépendants Ex RSI, et peuvent s’ils ont la connaissance du système se débrouiller seuls. C’est à leur risque et péril et nous recommandons l’accompagnement de votre Expert Comptable qui saura vous conseiller.
Les constats
Beaucoup d’entreprises sont prises dans leur quotidien et ne prennent pas le temps de se soucier de la gestion sociale de leur collaborateurs, le plus souvent faute de compétences. Ce n’est pas faute de vouloir bien faire. Et c’est malheureusement lorsqu’une difficulté survient (Licenciement, Prudhomme, contrôle URSSAF, conflit interne, etc…) que les questions se posent. C’est toujours trop tard !
On a beau dire, entendre ou lire que l’on veut remettre l’humain au cœur des organisations, veiller à un peu plus à développer une ambiance sympathique, développer sa marque entreprise pour favoriser le business, les faits sont têtus…
Dans la majorité des TPE, PME et PMI que nous croisons, c’est clairement un manque cruel de compétences qui génèrent des problèmes. Que les paies soient traitées en interne ou auprès d’un prestataire externe, le résultat est le même. Le pire étant le 2ème cas, car on croit s’affranchir de toutes difficultés et finalement, non !
Qu’elle vende des biens ou des prestations (ou les 2), une entreprise s’est construite autour des compétences techniques et/ou commerciales d’une femme ou d’un homme, voir plusieurs associés(ées). Cette personne au fil du développement s’est entourée (ou pas) de compétences complémentaires pour répondre à la demande. Qui un Logistien, qui un Chef d’Atelier, qui un développer Web, un Informaticien, un DAF, un DRH, etc… Ce Chef d’Orchestre est finalement l’animateur, l’agrégateur de compétences diverses qui servent le développement de l’entreprise. La partie sociale devient lors de l’expansion assez lourde à gérer. Or le Comptable qui préparent les comptes pour l’Expert, gère avec de plus en plus de difficultés la gestion des absences, des congés, des heures supplémentaires, etc… Il ne bénéficie que très rarement de formation, de remise à niveau et souvent peu d’information à moins d’adhérer à un syndicat professionnel s’il existe, et encore…
Les nombreuses mises à jour du légal ne sont pas suivies, la conformité avec les conventions collectives n’est pas mise à jour, les taux de cotisation et AT ne sont même parfois pas mis à jour non plus. La période de paie devient un calvaire. Le mot n’est pas trop fort. Les paies sont faites en retard, les cotisations ne sont pas ajustées, je pourrai écrire tout un chapitre sur ce que nous rencontrons au quotidien. Puis un jour, ca sent le prudhomme et rien ne va plus !
L’Externalisation c’est quoi ?
Vous en connaissez déjà le principe puisque vous faite faire ou réviser votre comptabilité chez votre Expert Comptable, vos actes juridiques chez votre Avocat, etc… Elle consiste à sous-traiter certaines activités de votre entreprise qui selon Wikipédia sont celles qui ne sont pas stratégiques. Si la compta, la paye ou le juridique ne le sont pas, je vous laisse juge…
Dans notre culture à partir du moment ou l’on parle finance, notre culture latine prend le dessus. Le secret devient la règle et l’on ne veut surtout pas que qui que soit mette son vilain gros nez dans nos petites affaires.
Et pourtant, tout est connu au moins par les services compétents en matière fiscale et sociale. Que ce soit les impôts, l’URSSAF ou les caisses de retraite et de prévoyance, ils savent tout de nous. Alors il faut en être conscient, ne pas faire n’importe quoi et commencer par rencontrer des gens sérieux et professionnels. Rassurez-vous, il en existe. Nous avons des noms… :))
Le coût du social (paie + charges + frais logiciel, etc) est souvent le 1er ou le 2ème poste de dépenses d’une entreprise selon l’activité. Ne croyez-vous pas que cela mérite une attention particulière ?
Je parlais plus haut de manque cruel de compétences. Attention, quand je parle de compétences, ces dernières s’acquièrent. C’est donc surtout un manque de formation qu’il faut intégrer. Tout le monde sait que le domaine de la paie est devenu complexe. C’est même devenu un métier à part entière. Chaque gouvernement à ajouter sa couche depuis plusieurs décennies (surtout depuis la loi Aubry de juin 1998…) et les comptables souvent en charge de ce service se sont trouvés submergés par la quantité d’informations à ingurgiter. A tel point que beaucoup en cabinet ont fait le choix de se spécialiser soit dans la partie comptable et fiscale qui a elle aussi à subit son lot de nouveautés, soit dans la partie sociale.
Comme le dit l’adage « Bon à tout, bon à rien » il devenait en effet trop compliqué de gérer les deux parties, tellement importantes de la gestion des entreprises en restant efficace et professionnel. C’est donc l’explication principale du manque de connaissance. Car soit les comptables n’ont pas été suffisamment clairvoyants pour faire un choix, soit ce choix leur a été imposé. Dans tous les cas, la partie sociale n’a pas pris le virage professionnel qu’elle nécessite dans de très nombreux cas.
De ce fait l’externalisation prend tous son sens. C’est un moyen de se tranquilliser quant aux tracasseries que l’on rencontre dans le domaine social.
Faire confiance à un professionnel, c’est bénéficier des avantages suivants :
- Un conseil personnalisé à tout instant
- La justesse de vos paies
- Vos cotisations sont payées au juste prix
- Un contrôle renforcé sur tout document produit et sur les variables reçus !
- Être sûr que les exonérations auxquelles vous avez droit sont appliquées
- Être serin lors d’une embauche ou d’un licenciement
- Disposer de l’actualité sociale de votre profession à jour
- La confidentialité de vos données (RGPD)
- La conformité légale de l’ensemble de vos documents produits
Et mon Expert Comptable ?
C’est inévitablement la question que beaucoup se posent, car c’est le partenaire de toujours. La confiance est établie et son appartenance à une profession réglementée rassure.
Comme partout, il y a les bons et les autres. Si votre Expert à fait le choix de spécialiser un service sur le domaine social, c’est plutôt bon SSIGN, désolé je pouvais pas m’empêcher… Pour autant, ce n’est pas un gage absolu !
Il faut savoir que « le social » dans son ensemble ne fait pas partie du domaine réservé et réglementé de leur profession contrairement à la comptabilité par exemple. Vous avez donc le choix de vous orienter vers un spécialiste pour externaliser cette partie.
Enfin ce n’est pas nécessairement la taille du cabinet qui doit vous rassurer. Nous avons repris des dossiers derrière certaines enseignes nationales dont on dira que le traitement du social est pour le moins surprenant…
Non, c’est comme dans toutes les professions. Soit on a la connaissance pour manager et encadrer une équipe, soit on a l’humilité de reconnaître que ce vrai métier ne nous inspire pas et on fait appel à un spécialiste.
Et les sites d’externalisation ?
Là encore, soyez vigilants. Il y a franchement de tout. Là aussi, des clients nous ont appeler pour reprendre leur gestion. Personnellement je ne les connais pas assez bien pour vous donner un avis. Nore impression est juste fondée sur les quelques dossiers dont nous avons hérité. C’est le bon mot : héritage…
De façon générale, si vous faites le boulot de saisie, de contrôle, même avec une assistance en ligne (encore faut-il qu’elle soit joignable…), je ne vois pas l’intérêt. Le jour d’un contrôle personne ne sera là pour vous assister dans la majorité des cas. Là encore, il y a surement des bons 🙂
Envie d’en savoir plus ? suivez le guide !
A bientôt